Интересные факты
- На секретаршах женились Билл Гейтс, Лучано Паваротти, Федор Достоевский, Сергей Есенин.
- Агата Кристи, Михаил Сперанский, Гавриил Державин, Михаил Глинка, Франсуа Рабле, Джоанн Роулинг имели опыт работы секретарем.
- В Африке обитает хищная птица с названием этой профессии – секретарь. Она ест змей. Именно из перьев этих птиц делали принадлежности для письма, что по одной из версий послужило названием для профессии.
- В России профессию секретаря утвердил Петр Первый в 1720 году.
- Обучающие курсы, на которых подготавливали секретарей, впервые появились в Харькове в 1868 году. Спустя несколько лет они начали появляться в других странах – США, Англии, Франции.
- После появления печатных машинок профессия секретаря стала «женской». Ее представительницы должны были печатать со скоростью четырех страниц в минуту и стенографировать со скоростью 40 слов в минуту.
История праздника
Прочно сложившееся в обществе представление о том, как должна выглядеть секретарша, не совсем правильно. Но появилось оно не случайно, так как в лихие 90-е, когда фирмы и компании плодились, как грибочки после дождя, на секретарские должности брали преимущественно раскрепощенных и роскошных дам, оставляя на втором плане профессиональные способности.
На самом деле люди такой специальности должны разбираться во всех тонкостях документооборота, знать в совершенстве как родной, так и иностранный (желательно не один) язык, различные программы и приложения, которые требуются по работе.
То есть – это настоящие профессионалы, с опытом работы, от которых во многом зависит деятельность организации, компании, фирмы. Армия специалистов увеличивалась с каждым годом, а «своего» праздничного дня для них не существовало. И в 1952 году по инициативе американского журналиста Гарри Клемфусса, а также президента Национальной Ассоциации Секретарей Мэри Баррет, было решено отметить праздник, в который полагалось чествовать административных работников. Сначала праздновали в середине лета, но позже перенесли на апрель, выделив для этого целую неделю.
Международный день секретаря отмечают в апреле, в среду последней полной недели месяца.
В России долгое время офисные служащие, а также администраторы, делопроизводители принимали поздравления в международный праздник. Но в 2005 году группа российских офис-менеджеров проявила инициативу, предложив создать в стране свой профессиональный праздник. На высшем уровне идея была одобрена, и хотя официально день не считается выходным, время было определено.
Решили поздравлять российских секретарей, а также всех тех, кто связан с административной работой, делопроизводством в сентябре, выделив для этого третью пятницу месяца. Фиксированной даты нет, числа в каждый год разные, но сам праздник существует и отмечается с размахом. Пусть в этот день нет масштабных мероприятий, но в каждой компании или организации чествуют секретарей, менеджеров, сотрудников ресепшен, референтов, операторов.
Тосты
«С Днём секретаря! Пусть твоя ответственность будет вознаграждена удачей, внимательность — успехом, готовность неустанно трудиться — карьерным взлётом, преданность фирме и руководителю — материальным благополучием, а прекрасные личные качества — любовью и счастьем».
«Поздравляю тебя с Днем секретаря! Ты наш серый кардинал! Каждый день ты координируешь, напоминаешь, встречаешь! Хочется тебе пожелать крепкого здоровья, стальных нервов, светлой головы и невероятного терпения! Пусть в твой праздник поменьше бушует босс, будет чуть больше свободного времени и куча поздравлений и подарков»!
«С Днём секретаря! Твоя профессия заставляет всегда держать руку на пульсе, так пусть пульс твоей жизни будет ровным в отношении здоровья и стабильным в отношении благополучия. Пусть в нём не будет материальных перебоев, а каждый новый удар приносит только успех и удачу».
Когда в 2021 году празднуют День секретаря
Говорят, что успешность работы компании или фирмы определяет, помимо прочих многочисленных факторов, наличие расторопного и умного секретаря. Неслучайно многие руководители называют своих помощников «правой рукой», полагаясь на их профессионализм и интуицию. Поэтому вполне объяснимо появление в календаре праздничных дат дня, когда принято поздравлять секретарей, а если быть более точными – всех офисных работников.
Международный праздник приходится на весну, отмечается с 1952 года. В России – своя дата, назначенная на третью пятницу первого осеннего месяца. Торжество не имеет фиксированной даты, зависит от календаря, поэтому числа на каждый год разные. В 2021 году офисные работники будут принимать поздравления 17 сентября.
День выбран неслучайно, так как в пятницу завершается трудовая рабочая неделя, можно спокойно отпраздновать профессиональный праздник в кругу коллег, друзей, единомышленников. К торжеству готовятся коллективами, заранее планируя корпоративные вечера, банкеты, выезды в выходные на природу.
Подарки
Букет цветов.
Букет цветов станет символическим подарком секретарю в честь профессионального праздника. Альтернативой такого презента может стать растение в горшке, которое украсит рабочее место.
Сладкий подарок.
Набор шоколадных конфет, шоколадная открытка, восточные сладости или торт с написанным на нем поздравлением послужит хорошей идеей символического презента к празднику.
Канцелярские принадлежности.
Канцелярские принадлежности используются секретарем в ежедневной работе. Набор стикеров, дизайнерская ручка, записная книга или подставка для карандашей станет полезным и практичным подарком.
Ортопедическое кресло.
Секретари большую часть времени проводят сидя за рабочим столом, что может вызывать боли и дискомфорт в спине. Ортопедическое кресло станет отличным подарком, который сделает рабочие будни более комфортными.
Как отмечают праздник в других странах
В России представителей этой профессии чествуют с 2005 года. Раньше всех, с начала 50-х годов отмечать День секретаря стали в США, где после окончания Второй мировой войны пытались поднять престижность труда административных служащих. Со временем поздравлять стали не только секретарей, но и всех тех, кто связан с делопроизводством, организационной деятельностью.
В США праздник приходится на среду, в Неделю профессиональных административных работников, отмечаемую каждый год в апреле. Он совпадает с Международным днем, при этом сама Неделя является официально зарегистрированной торговой маркой.
В Австралии офисных служащих поздравляют в первую пятницу мая, в далекой Африке, в Зимбабве – в сентябре (в первую среду). Свой национальный праздник введен в Пакистане, он также приходится на апрель, при этом фиксированной даты нет.
Конкурсы
Бусы из скрепок
Участникам конкурса предоставляют по набору скрепок. Их задача на время скрепить скрепки, чтобы получились бусы. Побеждает тот, у кого они окажутся длиннее.
Сосчитай карандаши
Для проведения конкурса необходимо подготовить карандаши – от 5 до 10 штук. Карандаши в произвольном количестве раскладываются на стуле. Участники конкурса стоят спиной к стулу и по очереди садятся на него. Задача конкурса – сосчитать количество карандашей. Тот, кто правильно назовет цифру, становится победителем. Если таких участников окажется несколько, то проводится дополнительный тур.
Девиз работы
В этом конкурсе участники оказываются в роле рекламодателей и должны придумать девизы, которыми бы они могли охарактеризовать свою работу. Каждый игрок получает по листку бумаги и маркеру. За отведенное время они должны составить девизы, которые затем зачитывают гостям праздника. Тот, чей девиз, окажется наиболее удачным, становится победителем.
Традиции праздничного дня
В нашей стране в этом году празднику будут отмечать в пятнадцатый раз. В каждой фирме складываются свои традиции празднования этого дня, при этом многие стараются отойти от формата привычных и изрядно поднадоевших корпоративных банкетов.
Принято:
- награждать лучших, вручая грамоты, благодарственные письма, денежные премии, подарки;
- проводить торжественные собрания;
- устраивать банкеты.
Руководство издает приказ о сокращенном рабочем дне в честь праздника, от имени компании поздравляют особо отличившихся сотрудников, не забывая тех, кто уже находится на пенсии. Доброй традицией становятся выезды на природу, проведение праздничных тимбилдингов с элементами квеста, различными состязаниями и испытаниями.
В крупных компаниях заранее готовят подарки для специалистов, открытки, поздравления. К торжественной дате приурочивают приказы о повышении в должности, поощрения в виде ценных подарков, премий, путевок.
О профессии секретаря
Профессия секретаря сформировалась в Древнем Риме. Изначально она была сугубо мужской. Это был специальный образованный человек, который выступал в роли тайного советника. В России институт секретарей возник в 1720 году, во времена правления Петра I.
Секретари составляют и оформляют деловые бумаги, решают организационные вопросы. Должность требует владения грамотной устной и письменной речью, знания иностранных языков, навыков работы на компьютере, коммуникабельности и стрессоустойчивости.
Кого поздравлять
Это у главной героини знаменитого фильма «Служебный роман» была только одна, знающая все «секреты» своей начальницы-мымры, секретарша Верочка. У армии офисных и административных служащих насчитываются десятки специальностей, без которых сложно представить нормальное функционирование предприятий, организаций, фирм, компаний, концернов.
В этот день поздравляют:
- секретарей;
- офис-менджеров;
- помощников руководителей;
- делопроизводителей;
- референтов;
- администраторов;
- операторов колл-центров.
Профессия уважаема и престижна, неслучайно она входит в пятерку самых востребованных специальностей в мире.
Чем занимается секретарь
На плечи сегодняшнего секретаря ложится львиная доля административных и управленческих обязанностей аппарата руководителя. Секретарь ведет строгий учет и регистрацию всей входящей и исходящей документации, встречает посетителей, составляет для руководителя рабочий план и график трудового дня, отвечает на телефонные звонки, поступающие в адрес руководителя, а также сортирует его электронную почту. Наконец, секретарь также часто совмещает и работу офис-менеджера, то есть, следит за тем, чтобы учреждение или копания были полностью обеспечены всем необходимым для его бесперебойной работы. Рабочий день секретаря, как правило, длится столько же, сколько рабочий день у самого руководителя, он обязан находиться на своем месте ровно столько, сколько этот может понадобиться.
Значительно ужесточились и требования к тем, кто претендует на эту должность, тем более – в крупной компании, дорожащей своей репутацией. Помимо хорошего внешнего вида и умения одеваться стильно и с безупречным вкусом, секретарь должен иметь хорошее образование, желательно – высшее, уметь пользоваться компьютером и офисной оргтехникой, знать основы современного делопроизводства и владеть хотя бы одним иностранным языком, а еще лучше – несколькими.
Секретарь современного руководителя должен быть пунктуальным и собранным, обладать хорошей памятью, коммуникабельностью, иметь грамотную и четкую речь, уметь не только слушать, но и слышать то, что ему говорят, уметь хранить секреты, проявлять устойчивость в стрессовых ситуациях, иметь выдержку и самообладание. И, конечно нужно быть готовым к ненормированному рабочему дню.
Работа секретаря крупной компании может иметь несколько уровней.
- Самый начальный, низший из них, это секретарь на ресепшн. В его обязанности входит, главным образом, прием и обслуживание посетителей, а также ответы на телефонные звонки, поступающие в компанию.
- Вторая ступень – это секретарь-референт руководителя. Здесь, к тем обязанностям, что были перечислены чуть выше, добавляется помощь руководителю при деловых встречах и переговорах, а также, в случае необходимости, синхронный и последовательный перевод на конференциях и при встречах с иностранными партнерами и гостями.
- Наконец, высшая ступень карьеры секретаря – это личный помощник руководителя. Обязанности такого специалиста могут быть самыми разнообразными, однако, такая работа, как правило, предполагает значительную долю доверия между руководителем и секретарем, а также уверенность в себе и умение представлять компанию от лица руководства на разных уровнях. От опыта и квалификации такого специалиста зачастую зависит бизнес-успех компании.
